Privacy verklaring

Over Oak Pensioen

Oak Pensioen regelt de pensioenen voor iedereen die in de meubelindustrie en meubileringsbedrijven, tentoonstellingsbouw, orgelbouw of de houthandel werkt. Als pensioenfonds houden wij ons bezig met de uitvoering van  de pensioenregeling en beheren wij de pensioengelden voor onze deelnemers en pensioengerechtigden.

Om je pensioenregeling goed uit te kunnen voeren, hebben wij persoonsgegevens van jou nodig. Bijvoorbeeld je adresgegevens, je geboortedatum en je rekeningnummer. Maar ook gegevens die je achterlaat bij het bezoeken van onze website. Het verzamelen, beheren en gebruiken van je gegevens noemen wij ‘verwerken’.

Het beschermen van je privacy is één van onze kernwaarden. Vertrouwelijke informatie, waaronder je persoonsgegevens, wordt vertrouwelijk en zorgvuldig door ons behandeld. Oak Pensioen verwerkt alleen die gegevens die noodzakelijk zijn om je pensioenregeling uit te kunnen voeren. Hierbij houden wij ons aan de wet- en regelgeving. Wij verstrekken je gegevens alleen aan derden, indien dit nodig is voor een goede uitvoering van de pensioenregeling. 

In deze privacyverklaring lees je terug:

  1. waarvoor wij je gegevens verwerken;
  2. van wie wij gegevens verwerken;
  3. welke grondslag aan de verwerking van je gegevens ligt;
  4. welke gegevens wij van jou verwerken;
  5. met wie wij je gegevens delen;
  6. hoe lang je gegevens worden bewaard;
  7. hoe wij je persoonsgegevens beschermen;
  8. hoe wij omgaan met persoonsgegevens in relatie tot social media;
  9. welke rechten je hebt;
  10. wie toezicht houdt op het verwerken van je persoonsgegevens;
  11. waar je terecht kunt voor vragen;
  12. hoe en waar je een klacht kunt indienen. 

In aanvulling hierop beschikken wij over een cookie beleid voor bezoekers van onze website. Dit beleid vind je terug op onze website.

Waarvoor verwerken wij je gegevens?

Wij verwerken je gegevens om je pensioenregeling goed uit te voeren, zoals je pensioenopbouw juist te administreren en je (eventuele) partner en kinderen in geval van je overlijden tijdig en juist een partner- en wezenpensioen toe kennen. Daarnaast verwerken wij je gegevens om ons te houden aan wet- en regelgeving.

Van wie verwerken wij gegevens?

Wij verwerken gegevens van de volgende personen:

  • voor wie wij de pensioenregeling uitvoeren / de pensioenadministratie verzorgen;
  • voor degenen die voor ons werkt of heeft gewerkt;
  • van bestuursleden en leden van overige bestuursorganen;
  • van adviseurs of overige derden die in opdracht van ons werkzaamheden voor het fonds verrichten;
  • van degenen die onze website bezoeken;
  • van degenen met wie wij contact hebben.

Deze gegevens ontvangen wij van jou of van een ander. Wij ontvangen gegevens van jou indien je bijvoorbeeld:

  • ons belt of een e-mail stuurt;
  • via social media contact met ons hebt;
  • je hebt aangemeld voor onze online nieuwsbrief of
  • een online contactformulier op onze website hebt ingevuld.

Daarnaast ontvangen wij gegevens van bijvoorbeeld je werkgever, het UWV, de belastingdienst, de Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) of je gemeente. 

Wat is de grondslag van je gegevensverwerking?

Wij moeten je persoonsgegevens verwerken om je pensioenregeling goed uit te kunnen voeren. De grondslag hiervoor is:

  1. de gegevensverwerking is noodzakelijk om uitvoering te kunnen geven aan de verplicht gestelde pensioenregeling, welke in opdracht van sociale partners wordt uitgevoerd en
  2. de gegevensverwerking is noodzakelijk om te voldoen aan wettelijke verplichtingen die op ons rusten dan wel gerechtvaardigd belang.

Welke gegevens van jou verwerken wij?

Wij verwerken alleen gegevens die strikt noodzakelijk zijn om je pensioenregeling goed uit te kunnen voeren en/of te voldoen aan wet- en regelgeving. Hierbij gaat het om de volgende gegevens:

  • naam- en adresgegevens, telefoonnummer en e-mailadres;
  • bankrekeningnummer;
  • geboortedatum;
  • geslacht;
  • burgerservicenummer;
  • dienstverbandgegevens van je werkgever die bij Oak Pensioen is aangesloten, waaronder je pensioengevend salaris;
  • arbeidsongeschiktheidsgegevens;
  • gegevens van strafrechtelijke aard (in het kader van de sanctiewetgeving);
  • relatiegegevens (eventuele) (ex-)partner en kinderen.

Wanneer wij een kopie van je identiteitsbewijs nodig hebben voor de uitvoering van de pensioenregeling (bijvoorbeeld om je pensioen te kunnen uitkeren), vragen wij je om de volgende gegevens onherkenbaar te maken voordat je je identiteitsbewijs naar ons opstuurt:

  • pasfoto
  • machines readable zones (de cijferreeks onderaan)
  • documentnummer
  • BSN

Van wie ontvangen wij je gegevens?

Wij ontvangen je gegevens van de volgende partijen:

  1. Uzelf of je wettelijke vertegenwoordiger;
  2. Je (oud-)werkgever;
  3. Basisregistratie Personen;
  4. UWV;
  5. Stichting Pensioenregister;
  6. Overige derden voor zover dit noodzakelijk is voor de doelstelling, voortvloeit uit enig wettelijk voorschrift of bevoegdheid of betrokkene hiervoor toestemming heeft gegeven.

Met wie delen wij je gegevens?

Wij verstrekken persoonsgegevens aan de volgende partijen:

  • (her)verzekeraars;
  • Stichting Pensioenregister;
  • de pensioenuitvoerder die betrokken is bij een individuele of collectieve waardeoverdracht;
  • Sociale Fondsen, te weten:
    • Stichting Sociaal Fonds Meubelindustrie en Meubileringsbedrijven;
    • Stichting Sociaal Fonds Tentoonstellingsbedrijven;
    • Stichting Fonds voor Onderzoek, Opleiding en Arbeidsverhoudingen in de Houthandel;
  • Belastingdienst;
  • andere natuurlijke personen, instellingen en organisaties die gemachtigd zijn om namens jou op te treden;
  • overige derden voor zover dit noodzakelijk is voor de doelstelling, voortvloeit uit enig wettelijk voorschrift of bevoegdheid of betrokkene hiervoor toestemming heeft gegeven.

Wij verstrekken je gegevens aan de genoemde partijen, omdat:

  • dit nodig is voor een goede uitvoering van de pensioenregeling;
  • er sprake is van een wettelijke verplichting of gerechtvaardigd belang; of
  • je een schriftelijk machtiging hiervoor hebt gegeven.  

Als wij je persoonsgegevens verstrekken dan beperken wij ons tot de gegevens die nodig zijn om aan onze verplichtingen of het verzoek tot gegevensverstrekking te voldoen.

Hoe lang worden je persoonsgegevens bewaard?

Je persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld of waarvoor ze worden verwerkt. Het is mogelijk dat wij sommige gegevens bewaren omdat wij dit wettelijk verplicht zijn. Uitgangspunt is dat wij dan de wettelijke bewaartermijn aanhouden.

Hoe beschermen wij je persoonsgegevens?

Wij hebben samen met onze uitbestedingspartijen, waaronder TKP die voor ons de pensioenadministratie verzorgt, de nodige technische en organisatorische voorzieningen getroffen om je gegevens te beschermen tegen verlies of beschadiging. Maar ook om vervanging of herstel van verloren of beschadigde persoonsgegevens te herstellen.

Sommige personen werkzaam voor ons fonds hebben vanwege hun ambt, beroep of wettelijk voorschrift een geheimhoudingsplicht van persoonsgegevens. Andere voor ons werkzame personen ondertekenen onze gedragscode waarin is vastgelegd dat zij verplicht zijn tot geheimhouding van de persoonsgegevens die zij verwerken. Behalve wanneer de wet hen verplicht de gegevens te verstrekken.

Jouw persoonsgegevens in relatie tot social media

Wij (kunnen) gebruik maken van social media kanalen als Facebook, Twitter en YouTube. Oak Pensioen is op geen enkele wijze verantwoordelijk voor de wijze waarop bezoekers op social mediakanalen omgaan met persoonsgegevens. Hiervoor verwijzen wij je naar de privacyverklaring van het social media kanaal waar je gebruik van maakt.

Welke rechten heb je?

Belangrijk om te weten: je kunt in alle gevallen een beroep doen op onderstaande rechten, tenzij wij niet meer in staat zijn om te voldoen aan onze verplichtingen op basis van de wet of het pensioen- en/of uitvoeringsreglement. Onze verplichtingen zijn dan leidend.  

Een beroep doen op je privacyrechten is kosteloos, tenzij je verzoek buitensporig of kennelijk ongegrond is. Je hebt de volgende rechten:

  1. recht op inzage en correctie;
  2. recht van verzet tegen verwerking persoonsgegevens;
  3. recht op vergetelheid;
  4. recht op dataportabiliteit.

Recht op inzage en correctie

Wil je weten welke gegevens wij van jou verwerken en of deze juist zijn? Dan kun je bij ons een verzoek om inzage indienen. Uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van je verzoek verstrekken wij je een overzicht.

Bevat dit overzicht onjuistheden? Of wil je onjuiste persoonsgegevens laten verwijderen? Dan kun je schriftelijk een correctie doorgeven aan TKP via de contactgegevens onderaan deze privacyverklaring.

Recht van verzet tegen verwerking persoonsgegevens

Je kunt op basis van bijzondere persoonlijke omstandigheden in sommige gevallen in verzet gaan tegen de verwerking van je persoonsgegevens. Een schriftelijk gemotiveerd verzoek hiertoe dien je schriftelijk in bij TKP via de contactgegevens onderaan deze privacyverklaring.

Recht op vergetelheid

Je kunt een verzoek indienen om je persoonsgegevens te laten wissen. Een schriftelijk gemotiveerd verzoek hiertoe dien je schriftelijk in bij TKP  via de contactgegevens onderaan deze privacyverklaring.

Recht op dataportabiliteit

Wil je je persoonsgegevens verstrekken aan een andere organisatie? Je kunt een verzoek indienen om je gegevens in een vast format te ontvangen. Je kunt je verzoek sturen aan TKP via de contactgegevens onderaan deze privacyverklaring. Wij verstrekken dit bestand rechtstreeks aan jou. Hierbij zijn wij niet verantwoordelijk voor de gegevensverwerking bij de organisatie aan wie je deze gegevens hebt overhandigd en/of voor de opslag van de gegevens in je privé domein.

Hoe en waar kun je een klacht indienen?

Heb je een klacht over het gebruik van je persoonsgegevens? Bijvoorbeeld omdat je vindt dat wij niet zorgvuldig omgaan met je persoonsgegevens? Of omdat je inzage of correctie hebt gevraagd van je persoonsgegevens, maar je niet tevreden bent met onze reactie? Dan kun je een klacht indienen bij de Functionaris Gegevensbescherming. De contactgegevens zijn hieronder opgenomen. Ben je niet tevreden over de uitkomsten van de procedure, dan kun je een klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens of een verzoekschrift bij de kantonrechter indienen.

Waar kun je terecht voor vragen?

Voor vragen over de verwerking van je persoonsgegevens en verzoeken tot het uitoefenen van je rechten, neem je contact op met TKP:

Contactgegevens TKP

E-mail: deelnemer@oakpensioen.nl
Telefoonnummer: 050-5224026

Wie houdt toezicht op het verwerken van je persoonsgegevens?

Het toezicht is op twee manieren ingeregeld:

  1. de Functionaris Gegevensbescherming;
  2. de Autoriteit Persoonsgegevens is de wettelijk toezichthouder op de verwerking van persoonsgegevens..

Contactgegevens Functionaris Gegevensbescherming

Stefan van de Giessen
E-mail: Stefan.van.de.Giessen@montaepartners.nl
Telefoonnummer: 06 – 11 24 28 70

Adresgegevens Autoriteit Persoonsgegevens  

Autoriteit Persoonsgegevens                                                               
Postbus 93374
2509 AJ DEN HAAG
0900 - 2001 201

www.autoriteitpersoonsgegevens.nl

Wijzigingen

Wij behouden ons het recht voor om wijzigingen aan te brengen in de privacyverklaring, bijvoorbeeld in verband met aanpassingen in wet- en regelgeving of rechtspraak. Je wordt dan ook aangeraden om deze verklaring met regelmaat te raadplegen indien je onze site bezoekt.